Pflichtangaben auf Rechnungen (§ 14 UStG)
Nach § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) muss jede reguläre Rechnung über 250 Euro Brutto zehn zwingende Pflichtangaben enthalten, damit der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und das Finanzamt den Beleg bei einer Betriebsprüfung anerkennt.
Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV)
Eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) ist eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250,00 Euro inklusive Umsatzsteuer (Brutto) nicht übersteigt. Für sie gelten stark vereinfachte Pflichtangaben.
E-Rechnungspflicht 2025–2028
Durch das Wachstumschancengesetz ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1) seit dem 1. Januar 2025 der gesetzliche Standard für inländische B2B-Umsätze in Deutschland.
Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Unternehmer mit geringen Umsätzen von der Pflicht, Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen. Im Gegenzug entfällt das Recht auf Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen.
GoBD-Konformität
Die GoBD ('Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff') regeln verbindlich, wie deutsche Unternehmen, Freiberufler und Kleinunternehmer digitale Rechnungen und Belege erstellen, verbuchen und archivieren müssen.
Aufbewahrungsfristen (8 & 10 Jahre)
Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege sowie Ein- und Ausgangsrechnungen (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG, § 257 HGB) in Deutschland von bisher 10 Jahren auf 8 Jahre verkürzt.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG muss jede Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird.
Steuerbonus Handwerkerrechnung (§ 35a EStG)
Nach § 35a Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) können Privatpersonen 20 % der in einer Handwerkerrechnung enthaltenen Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten (maximal 20 % von 6.000 € = 1.200 € pro Jahr) direkt von ihrer Einkommensteuerschuld abziehen.
Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG)
Beim Reverse-Charge-Verfahren (Umkehr der Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG) schuldet nicht der Rechnungsaussteller, sondern der gewerbliche Rechnungsempfänger die Umsatzsteuer gegenüber seinem Finanzamt. Die Rechnung wird daher zwingend als reine Netto-Rechnung (0 % USt.) ausgestellt.
Ist-Versteuerung vs. Soll-Versteuerung
Bei der Soll-Versteuerung (Versteuerung nach vereinbarten Entgelten, § 16 UStG) wird die Umsatzsteuer bereits mit Ausführung der Leistung und Rechnungsstellung ans Finanzamt fällig – noch bevor der Kunde gezahlt hat. Bei der Ist-Versteuerung (Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten, § 20 UStG) müssen Sie die Umsatzsteuer erst dann abführen, wenn das Geld tatsächlich auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist.
Gutschrift vs. Stornorechnung
Im deutschen Umsatzsteuerrecht bezeichnet eine 'Gutschrift' (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG) ausschließlich eine Rechnung im umgekehrten Verfahren, bei der der Leistungsempfänger für den Lieferanten abrechnet (z. B. Provisionsgutschrift). Die Korrektur oder Aufhebung einer bereits gestellten Rechnung heißt dagegen zwingend 'Stornorechnung' oder 'Rechnungskorrektur'.
Leistungszeitraum & Lieferdatum
Der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum) ist nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG eine zwingende Pflichtangabe auf jeder Rechnung über 250 Euro Brutto. Nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt dabei die Angabe des Kalendermonats, in dem die Leistung ausgeführt wurde.
Zahlungsziel & Zahlungsverzug (§ 286 BGB)
Nach § 271 BGB ist eine Rechnung grundsätzlich sofort mit Erhalt zur Zahlung fällig. In Zahlungsverzug (§ 286 BGB) gerät der Schuldner jedoch erst durch eine Mahnung, durch das Überschreiten eines kalendermäßig bestimmten Zahlungsziels oder automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung.
Freiberufler vs. Gewerbetreibende (§ 18 EStG)
In Deutschland unterscheidet das Steuerrecht zwischen Einkünften aus selbständiger Arbeit (Freiberufler nach § 18 EStG) und Einkünften aus Gewerbebetrieb (§ 15 EStG). Freiberufler genießen massive Privilegien: Sie zahlen keine Gewerbesteuer, unterliegen keiner Bilanzierungspflicht und dürfen dauerhaft die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) sowie die Ist-Versteuerung nutzen.
XRechnung vs. ZUGFeRD
Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 im Profil Comfort/EN 16931 oder Extended) erfüllen vollständig die europäische Norm EN 16931 und die deutsche E-Rechnungspflicht. Während XRechnung ein reiner XML-Datensatz ohne Sichtbild ist, kombiniert ZUGFeRD als hybrides Format ein menschenlesbares PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei.
Zusammenfassende Meldung (ZM · § 18a UStG)
Die Zusammenfassende Meldung (ZM) nach § 18a UStG ist eine verpflichtende elektronische Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), in der deutsche Unternehmer alle innergemeinschaftlichen Warenlieferungen sowie grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen (§ 13b UStG) an Kunden im EU-Ausland samt deren USt-IdNr. auflisten müssen.