E-Rechnung & GoBDRechtsgrundlage: § 147 AO, § 14b UStG, § 257 HGB (BEG IV)

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen & Geschäftsunterlagen (Neu: 8 Jahre nach BEG IV)

Kurzdefinition: Aufbewahrungsfristen (8 & 10 Jahre)

Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege sowie Ein- und Ausgangsrechnungen (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b UStG, § 257 HGB) in Deutschland von bisher 10 Jahren auf 8 Jahre verkürzt.

Das Wichtigste in Kürze (Stand 2026):

  • 8 Jahre Aufbewahrungsfrist (neu durch BEG IV): Gilt für alle Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbons, Kontoauszüge und Lieferscheine mit Belegfunktion.
  • 10 Jahre Aufbewahrungsfrist: Gilt weiterhin für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) und Lageberichte.
  • 6 Jahre Aufbewahrungsfrist: Gilt für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen ohne Belegfunktion).
  • 2 Jahre Aufbewahrungsfrist für Privatpersonen (§ 14b Abs. 1 S. 5 UStG): Bei Handwerkerrechnungen rund um ein Grundstück oder Eigenheim.

Wann beginnt und endet die 8-jährige Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Wurde eine Rechnung beispielsweise am 15. März 2026 ausgestellt, beginnt die Frist am 31. Dezember 2026 um 24:00 Uhr und endet nach 8 Jahren am 31. Dezember 2034.

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Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen (8 & 10 Jahre)

Was muss ich bei Thermopapier-Kassenbons beachten?

Da Thermopapier (z. B. Tankquittungen oder Bewirtungsbelege) oft schon nach wenigen Monaten verblasst, müssen Sie den Beleg sofort nach Erhalt digitalisieren (scannen/fotografieren), damit die Lesbarkeit über die vollen 8 Jahre gewährleistet bleibt.

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