E-Rechnung & GoBDRechtsgrundlage: BMF-Schreiben zu §§ 145–147 AO (GoBD)

GoBD einfach erklärt – Was bedeutet GoBD-konforme Rechnungsstellung?

Kurzdefinition: GoBD-Konformität

Die GoBD ('Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff') regeln verbindlich, wie deutsche Unternehmen, Freiberufler und Kleinunternehmer digitale Rechnungen und Belege erstellen, verbuchen und archivieren müssen.

Das Wichtigste in Kürze (Stand 2026):

  • Grundsatz der Unveränderbarkeit: Eine versendete oder gebuchte Rechnung darf nachträglich nicht mehr unprotokolliert geändert oder gelöscht werden.
  • Aufbewahrung im Originalformat: Digitale Eingangsrechnungen (PDF, XRechnung, ZUGFeRD) müssen digital aufbewahrt werden – ein bloßer Papierausdruck genügt nicht.
  • Zeitnahe Erfassung: Unbare Geschäftsvorfälle sollten innerhalb von 10 Tagen, Kassenvorgänge täglich festgehalten werden.

Die 6 wichtigsten Grundsätze der GoBD für Selbstständige

Jeder Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften (egal ob Bilanzierer oder EÜR-Rechner, egal ob Regelbesteuerer oder Kleinunternehmer) muss die GoBD beachten:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter (Betriebsprüfer) muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können.
  • Vollständigkeit: Alle Ein- und Ausgangsrechnungen müssen lückenlos vorhanden sein.
  • Richtigkeit: Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß abgebildet werden.
  • Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung: Keine monatelangen Belegsammlungen im Schuhkarton.
  • Ordnung: Systematische Ablage für schnellen Datenzugriff (Z1/Z2/Z3-Zugriff).
  • Unveränderbarkeit (§ 146 Abs. 4 AO): Korrekturen dürfen nur über nachvollziehbare Stornorechnungen erfolgen.

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Häufige Fragen zu GoBD-Konformität

Sind Rechnungen mit Word oder Excel GoBD-konform?

Das reine Schreiben einer Rechnung in Word ist zwar nicht verboten, aber die anschließende Ablage auf einer normalen Festplatte im Dateisystem verstößt gegen den Grundsatz der Unveränderbarkeit, da Dateien jederzeit überschrieben werden können.

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