Kostenlose Rechnungsvorlagen & Muster für jede Branche

Kostenlose Rechnungsvorlage für Handwerksbetriebe: Arbeitskosten, Fahrtkosten und Material sauber getrennt ausweisen, damit Privatkunden 20 % Steuerbonus nach § 35a EStG absetzen können.

• Trennung von Arbeitskosten (Lohn + Fahrt + Maschinenkosten) und Materialkosten für § 35a EStG
• Hinweis auf zweijährige Aufbewahrungspflicht für Privatkunden (§ 14b Abs. 1 Satz 5 UStG)

Rechtssichere Vorlage für Bauleistungen zwischen Bauunternehmen nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG: Netto-Abrechnung mit amtlichem Pflichthinweis zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

• Kein Umsatzsteuerausweis (nur Nettobetrag berechnen!)
• Zwingender Pflichttext: 'Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)'

Kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Ohne Mehrwertsteuer, mit rechtssicherem Pflichthinweis und angepassten Umsatzgrenzen (25.000 € / 100.000 €).

• Kein Umsatzsteuersatz (keine 19 % oder 7 %) und kein Umsatzsteuerbetrag
• Keine Trennung in Netto und Brutto (Endbetrag = Rechnungsbetrag)

Professionelle Honorarrechnung Vorlage für Freiberufler (Ingenieure, Architekten, Texter, Berater, Journalisten): Ohne Handelsregistereintrag, mit 7 % oder 19 % USt.

• Vollständiger bürgerlicher Vor- und Zunahme des Freiberuflers
• Prüfung des Steuersatzes: 7 % bei Einräumung urheberrechtlicher Nutzungsrechte (§ 12 Abs. 2 Nr. 7c UStG) vs. 19 % bei Beratung/Lektorat

Maßgeschneiderte Rechnungsvorlage für Softwareentwickler, DevOps-Engineers, IT-Berater und Webdesigner: Tagessätze, Sprint-Abrechnung, Hosting-Weiterberechnung & XRechnung.

• Präziser Leistungszeitraum (z. B. Kalendermonat der Sprint-Leistung)
• Verweis auf freigegebenen Stundenzettel / Activity Report zur Vermeidung von Rückfragen

Spezial-Rechnungsvorlage für Fotografen, Videografen und Grafikdesigner: Richtige Unterscheidung zwischen 7 % USt (Nutzungsrechte) und 19 % USt (Auftragsproduktion / Event).

• Eigentums- und Nutzungsrechtsvorbehalt bis zur vollständigen Zahlung (§ 158 BGB)
• Präzise Definition von Nutzungsart (Print/Online), Nutzungsgebiet (z.B. DACH/Weltweit) und Nutzungsdauer

Rechnungsvorlage für Gebäudereiniger, Büroreinigung, Fensterputzer und Haushaltshilfen: Sowohl für Gewerbekunden als auch mit 20 % Steuervorteil (§ 35a EStG) für Privathaushalte.

• Bei B2B an andere Reinigungsbetriebe: Reverse Charge nach § 13b Abs. 2 Nr. 8 UStG beachten!
• Bei normalen Gewerbekunden (Büros, Praxen): Regulär 19 % Umsatzsteuer

Rechnungsvorlage für Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Psychotherapeuten, Osteopathen und Ärzte: Umsatzsteuerfreie Heilbehandlung nach § 4 Nr. 14 UStG korrekt ausweisen.

• Zwingender Hinweis auf Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 14 UStG
• Abgrenzung: Reine Wellness-, Präventions- oder Coaching-Leistungen ohne therapeutische Indikation unterliegen 19 % USt (sofern kein Kleinunternehmer)!

Honorarrechnung Vorlage für freiberufliche Dozenten, Lehrbeauftragte, Musiklehrer und Nachhilfelehrer: Mit Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 Nr. 21 UStG oder § 19 UStG.

• Angabe der Unterrichtseinheiten (UE à 45 Min.) oder Zeitstunden sowie der Kurstage
• Vorliegen einer Bescheinigung der Bildungseinrichtung nach § 4 Nr. 21 UStG prüfen

Rechnungsvorlage für Garten- und Landschaftsbau, Baumpflege, Winterdienst und Hausmeisterservice: Grünpflege, Arbeitsstunden, Grünschnitt-Entsorgung & § 35a EStG.

• Arbeits- und Maschinenkosten separat für die Betriebskostenabrechnung (§ 35a EStG) der Hausverwaltung ausweisen
• Vorsicht bei Pflanzenlieferung: Reine Pflanzenlieferung ohne Einpflanzen = 7 % USt, Komplett-Gartenanlage (Werklieferung) = einheitlich 19 % USt!

Kostenlose Vorlage für eine Privatrechnung ohne Gewerbe: Gebrauchtwagen, Technik, Möbel oder einmalige Nachbarschafts-/Gefälligkeitsleistung rechtssicher mit Gewährleistungsausschluss abrechnen.

• Kein Umsatzsteuerausweis (sonst schulden Sie die Steuer nach § 14c Abs. 2 UStG!)
• Kein Verweis auf § 19 UStG (denn § 19 gilt für Unternehmer – schreiben Sie stattdessen: 'Privatverkauf ohne Umsatzsteuer, da kein Unternehmer nach § 2 UStG')

Rechnungsvorlage für Musiker, DJs, Bands, Schauspieler und bildende Künstler: Gagenabrechnung, Fahrtkosten, § 4 Nr. 20a UStG / 7 % / 19 % USt und Künstlersozialkasse.

• Reisekosten teilen als Nebenleistung stets den Umsatzsteuersatz der Hauptleistung (19 % oder 7 %)!
• Prüfung: Reine Unterhaltungs-DJs auf Partys/Hochzeiten unterliegen 19 % USt (oder § 19 UStG Kleinunternehmer)

Professionelle Rechnungsvorlage für Unternehmensberater, Business Coaches, Marketing-Agenturen und SEO/SEA-Experten: Workshops, Tagessätze, Retainer & Media-Budget.

• Konkrete Leistungsbeschreibung statt pauschaler 'Beratung' (Finanzämter prüfen vage Beraterrechnungen besonders streng auf Betriebsausgabenabzug!)
• Saubere Trennung zwischen Agenturhonorar und echten durchlaufenden Posten (§ 10 Abs. 1 Satz 5 UStG, z. B. Werbebudget im Namen und auf Rechnung des Kunden)

Kostenlose Vorlage für eine Abschlagsrechnung (Anzahlung / Teilrechnung) nach § 632a BGB und § 16 VOB/B: Liquidität während laufender Projekte rechtssicher sichern.

• Eindeutige Bezeichnung als 'Abschlagsrechnung' oder 'Anzahlungsrechnung' (z. B. '1. Abschlagsrechnung')
• Verweis auf das zugrundeliegende Angebot / den Werkvertrag und den Leistungsstand

Rechtssichere Schlussrechnung Vorlage nach § 14 Abs. 5 UStG: Gesamtleistung aufführen, erhaltene Abschlagszahlungen (Netto + USt) sauber abziehen und Restzahlung ausweisen.

• Aufführung der gesamten erbrachten Leistung (nicht nur der Restleistung!)
• Offener Abzug aller bereits vereinnahmten Teilentgelte / Abschläge jeweils mit Netto- und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG)

Kostenlose Dauerrechnung Vorlage für gewerbliche Vermieter, Wartungsverträge, Hosting-Abos und monatliche Retainer: Einmal jährlich ausstellen und Vorsteuerabzug sichern.

• Ausdrückliche Kennzeichnung als 'Dauerrechnung' mit exaktem Gültigkeitszeitraum (z. B. 01.01.2026 – 31.12.2026)
• Monatlicher Fälligkeitstermin und Zahlungsintervall klar benennen